Checklist Dokumen Akreditasi Puskesmas: Menata Bukti Pelaksanaan

KMK HK.01.07/MENKES/165/2023 menjadi rujukan standar akreditasi puskesmas. Gunakan elemen penilaian yang relevan untuk menentukan bukti yang diperlukan.

Dalam pengelolaan berkas sehari-hari, tim dapat membedakan tiga kelompok. Kebijakan menjelaskan keputusan dan tanggung jawab. Petunjuk kerja menjelaskan langkah yang dipakai petugas. Bukti kegiatan menunjukkan apa yang benar-benar telah dikerjakan. Formulir kosong berguna sebagai alat pencatatan, tetapi tidak membuktikan suatu kegiatan sudah berlangsung.

Contoh: SOP pengelolaan keluhan dapat dihubungkan dengan catatan keluhan, keputusan penanganan, dan catatan tindak lanjut. Jangan menyimpulkan proses sudah berjalan hanya karena SOP telah ditandatangani.

Contoh kolom daftar induk:

• Nama dan kode dokumen.

• Unit atau penanggung jawab.

• Nomor versi dan tanggal berlaku.

• Lokasi berkas yang dapat diakses petugas terkait.

• Kegiatan atau proses yang didukung.

• Status peninjauan serta catatan perubahan.

Gunakan satu penamaan yang disepakati. Misalnya, nama berkas memuat jenis dokumen, topik, dan versi. Hindari menyimpan beberapa berkas bernama final tanpa penjelasan versi. Bila sebuah SOP diganti, tandai versi lama sebagai arsip agar petugas tidak memakainya kembali.

Pilih satu kegiatan yang memang dilakukan, lalu ikuti jejaknya dari rencana sampai hasil. Untuk rapat evaluasi, misalnya, cari masalah yang dibahas, keputusan yang diambil, penanggung jawab, dan bukti bahwa keputusan sudah dilaksanakan. Bila keputusan belum selesai, tulis hambatan dan tanggal peninjauan berikutnya.

Cara ini membantu menemukan berkas yang terpisah: laporan ada, tetapi tidak ada keputusan; keputusan ada, tetapi belum ada pemilik tugas. Daftar hadir dan foto dapat menjadi pelengkap, namun belum menjelaskan hasil kegiatan.

Contoh status kerja: tersedia dan sesuai, perlu diperbarui, belum tersedia, atau tidak berlaku dengan alasan yang telah diperiksa. Status ini merupakan alat bantu internal, bukan kategori penilaian resmi.

Untuk setiap kekurangan, catat tindakan yang diperlukan dan orang yang menyelesaikannya. Jangan membuat notulen atau catatan pelayanan seolah-olah kegiatan lama telah berlangsung. Bila bukti tidak ditemukan, catat kondisi tersebut dan rencanakan perbaikan pencatatan ke depan.

Berkas yang berisi identitas pasien perlu dibatasi aksesnya. Gunakan contoh tanpa identitas untuk latihan staf, dan hindari menyebarkan rekam medis melalui folder umum.

Setelah berkas dirapikan, minta petugas yang menggunakan SOP untuk mencari versi yang berlaku dan menjelaskan cara mengakses formulirnya. Catat bagian yang sulit ditemukan atau dipahami. Perbaiki penamaan maupun lokasi penyimpanan berdasarkan pengalaman mereka.

Daftar induk sebaiknya menjadi bagian dari pekerjaan rutin. Penanggung jawab dapat meninjau berkas ketika ada perubahan proses, pergantian petugas, atau temuan audit, sehingga pembaruan tidak menumpuk menjelang survei.