Audit Internal Puskesmas dan Tinjauan Manajemen: Contoh Alur Kerja

Standar akreditasi puskesmas pada kriteria 1.6.3 membahas audit internal, pertemuan tinjauan manajemen, dan tindak lanjutnya. Rujukan lengkap tersedia pada KMK HK.01.07/MENKES/165/2023.

Untuk menyusun pekerjaan tim, mulai dengan lingkup yang jelas. Contoh pertanyaan: apakah petugas memakai versi SOP yang berlaku? Atau, apakah keluhan yang diterima mempunyai catatan tindak lanjut? Tentukan dokumen pembanding, unit yang diperiksa, periode, serta cara memilih bukti. Hindari lingkup terlalu luas yang tidak mungkin ditelaah dalam waktu tersedia.

Catat bukti yang diamati, waktu pemeriksaan, dan cara memperolehnya. Bila informasi belum lengkap, minta penjelasan petugas terkait sebelum membuat kesimpulan. Perbedaan antara cerita petugas dan catatan dapat menjadi alasan pemeriksaan tambahan, bukan dasar langsung untuk menyalahkan seseorang.

Contoh latihan: lembar tindak lanjut keluhan belum ditemukan dalam folder yang biasa digunakan. Periksa apakah berkas disimpan di lokasi lain dan apakah tim telah menyepakati lokasi tersebut. Baru setelah itu tulis kondisi yang benar-benar terkonfirmasi.

Contoh format kerja: kriteria pembanding, kondisi yang ditemukan, bukti, dampak yang perlu diperiksa, dan penanggung jawab tindak lanjut. Ini contoh format internal, bukan formulir wajib dari regulator.

Contoh temuan simulasi: dalam sampel lima catatan keluhan yang ditelaah, dua catatan tidak memuat siapa penanggung jawab tindak lanjutnya. Angka ini contoh pembelajaran, bukan hasil audit fasilitas tertentu. Kalimat tersebut lebih mudah ditindaklanjuti daripada penilaian umum seperti petugas kurang disiplin.

Dugaan penyebab perlu diperiksa bersama unit terkait. Jangan menuliskan dugaan sebagai fakta.

Melengkapi satu catatan yang memang memiliki bukti sah dapat menyelesaikan kekurangan pada catatan itu. Namun, tim masih perlu memahami mengapa kolom penting sering terlewat. Bisa jadi petunjuk pengisian tidak jelas atau pembagian tanggung jawab belum dipahami.

Pilih tindakan sesuai penyebab yang ditemukan. Contoh usulan: memperjelas kolom penanggung jawab, menyepakati siapa yang meninjau catatan terbuka, dan mencoba cara baru pada periode berikutnya. Tetapkan kapan hasilnya diperiksa. Status selesai sebaiknya didukung bukti bahwa tindakan telah dilakukan dan hasilnya telah ditinjau.

Tim dapat menyiapkan ringkasan singkat berisi masalah yang belum selesai, tindakan yang telah dicoba, hambatan, dan keputusan yang diperlukan. Misalnya, unit membutuhkan pembagian waktu petugas atau penetapan alur antarunit yang tidak dapat diputuskan sendiri.

Setelah pertemuan, catat keputusan, pemilik pekerjaan, dan tanggal peninjauan. Pada pertemuan berikutnya, buka kembali daftar tindakan yang masih berjalan. Bila hambatan belum teratasi, jelaskan penyebabnya dan tentukan langkah berikutnya. Dengan cara ini, notulen menjadi catatan keputusan yang dapat dilacak.